Курсы секретарей и помощников руководителей

Всегда иметь под рукой список основных контактов — от коллег и партнеров до — в особо запущенных случаях — кинолога и «менеджера того бутика в Милане». Телефоны водителя, жены, классного руководителя и тренера детей — «мастхэв». И неплохо бы помнить самые важные дни рождения тоже.

Носить с собой (постоянно!) копии всех паспортов и банковских карт руководителя. Никогда не знаешь, где тебя застанет просьба срочно поменять билет авиакомпании или перебронировать отель.

Всегда (!) отвечать на звонок. Даже если пьяная, даже если занимаешься сексом. Если руководитель звонит в неурочное время — что-то и правда случилось, и без тебя он никак. Исключение — только отпуск. Это святое, договоритесь сразу.

Уметь составлять письма от имени руководителя. Например, редактировать эмоциональное обращение к сотрудникам. В идеале — выстроить отношения с шефом так, чтобы тебе доверили составить проект важного делового письма, адресатом которого будет, скажем, высокопоставленный «чиновник из министерства» или сотрудник консульства. Как правило, грамотно составленный проект не вызывает у руководителя желания что-то добавлять от себя. К слову, в западной корпоративной культуре личный помощник/персональный ассистент занимается вообще всей внешней перепиской руководителя.

Важно всегда отвечать на звонок. Даже если пьяная, даже если занимаешься сексом. Если руководитель звонит в неурочное время — что-то и правда случилось, и без тебя он никак.

Командировки. Всегда составляйте маршруты заранее, чтобы не тратить ни минуты драгоценного времени на поиски, например, выхода из аэропорта, стойки такси и т.д. В идеале стоит иметь несколько вариантов маршрутов ваших передвижений. Никогда не угадаешь, что может быть причиной задержки на пути, а опаздывать на встречи нехорошо.

Имеет смысл научиться разбираться в винах и высокой кухне и знать предпочтения шефа в еде. А то он/она по незнанию (если меню на иностранном языке) может заказать нечто несъедобное и переживать по этому поводу, что отрицательно скажется на деловом настрое, если это завтрак/обед с бизнес-партнером.

Ваш руководитель может периодически забывать, как зовут того или иного партнера по переговорам — неплохо напомнить до начала встречи, чтобы исключить неловкое молчание. Вообще, искренность и доброжелательное отношение — основа любого партнерства. Постарайтесь найти что-то интересное в своем руководителе, но не отождествляйте себя с ним. Не позволяйте ему становиться вашим «вторым мужем/женой». С первых же дней постарайтесь договориться о «правилах жизни», или как я их называю «правилах общежития». Донесите до него, что вы — деловой партнер и помощник, чтобы избежать сваливания во френдзону. Если это не предусмотрено вашими функциональными обязанностями, никогда не соглашайтесь на личные поручения из серии «погулять с собакой, забрать вещи из химчистки, заказать жене букет». Старайтесь вести себя как равноправный партнер. Взамен вы получите уважение, почет и премию в конце каждого месяца.